#2 — Tập trung thông báo đơn hàng từ nhiều hệ thống (Ứng dụng AI Automation trong Workflow doanh nghiệp)
Bạn có mệt vì phải check đơn hàng liên tục?
Nếu bạn là chủ shop thời trang, quán trà sữa, hay bất kỳ cửa hàng nào, chắc chắn bạn hiểu cái cảm giác phải mở từng app, từng máy POS để xem có đơn hàng mới không. Rồi còn phải nhắn tay qua tin nhắn cho nhân viên kho, quản lý cửa hàng, hay nhà cung cấp. Tốn thời gian, mệt mỏi, mà đôi khi còn nhầm lẫn nữa!
Team Alpha Bits đã làm một hệ thống siêu đơn giản, giúp bạn nhận thông báo đơn hàng tức thì qua tin nhắn WhatsApp/Zalo/Telegram, đúng người, đúng nội dung, mà không cần phải làm thủ công gì cả. Dù bạn bán hàng online hay tại cửa hàng, mọi thứ đều tự động, gọn gàng!
Hệ thống tự động hóa này làm gì cho bạn?
Tưởng tượng bạn có một trợ lý siêu nhanh, làm việc 24/7, báo cho bạn ngay khi có đơn hàng mới. Hệ thống của chúng tôi hoạt động thế này:
- Đơn hàng online (web, app):
- Có khách đặt hàng? Bạn nhận ngay tin nhắn WhatsApp/Telegram/Zalo với mã đơn, tổng tiền, cách họ trả (chuyển khoản hay thẻ), và danh sách món họ mua. Tin nhắn này gửi đúng tới bạn hoặc người quản lý kho.
- Ví dụ: “Đơn #1234: 2 áo thun, 1 quần jeans, tổng 1.2 triệu, trả bằng thẻ. Giao hàng trong 2 ngày!”
- Đơn tại cửa hàng (POS):
- Máy POS vừa quẹt xong? Tin nhắn sẽ báo ID đơn hàng, tổng tiền, và link xem biên lai điện tử, gửi thẳng cho quản lý cửa hàng.
- Ví dụ: “Đơn #567 tại cửa hàng Nguyễn Huệ: 500k, trả tiền mặt. Xem biên lai: [link].”
- Nếu bạn muốn, hệ thống sẽ "bắn" thêm 1 tin cảm ơn khách hàng qua số điện thoại, thậm chí tin nhắn có thể do AI viết thật tinh tế!
- Cảnh báo hàng sắp hết:
- Hàng trong kho sắp cạn? Hệ thống tự báo cho bạn hoặc người phụ trách nhập hàng hoặc cửa hàng cụ thể.
- Ví dụ: “Coi chừng nha! Áo thun trắng chỉ còn 10 cái, cập nhật 10 phút trước.”
Tất cả thông báo đều được gửi đúng người, đúng việc, và còn tự động lưu vào hệ thống để đội chăm sóc khách hàng nắm rõ tình hình.
Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian thế nào?
Thay vì ngồi kiểm tra từng đơn, từng hệ thống, bạn chỉ cần cầm điện thoại, mở tin nhắn Telegram/WhatsApp là thấy hết mọi thứ. Hệ thống này:
- Tiết kiệm thời gian: Không cần mở app hay máy POS để check. Mọi thứ tự động gửi đến bạn.
- Giảm sai sót: Không còn nhầm lẫn khi nhắn tay hay quên thông báo cho nhân viên.
- Dễ quản lý: Đội chăm sóc khách hàng có thể xem lại thông tin đơn hàng ngay trong hệ thống, xử lý thắc mắc của khách nhanh hơn.
Một khách hàng của chúng tôi, MAUA.app, đã tiết kiệm được 240+ giờ mỗi tháng nhờ hệ thống này. Tính ra, nó như có thêm 1.5 nhân viên làm việc mà không tốn lương!
Hệ thống này hoạt động kiểu gì?
Đừng lo nếu bạn không rành công nghệ, chúng tôi sẽ giải thích kiểu “dễ như ăn kẹo”:
- Hệ thống tự động kiểm tra đơn hàng mới từ web, app, hoặc máy POS của bạn, giống như một người bạn chăm chỉ check hệ thống hộ bạn.
- Nó lấy thông tin, soạn tin nhắn rõ ràng, rồi gửi qua tin nhắn đến đúng người (bạn, quản lý, hay đội kho) với nội dung phù hợp.
- Nếu bạn dùng thêm hệ thống chăm sóc khách hàng (như Chatwoot, open-source), hệ thống còn có thể lưu thông tin lịch sử tương tác với khách hàng để team của bạn dễ theo dõi.
Chúng tôi dùng một công cụ gọi là Node-RED, nó giống như một “nhạc trưởng” sắp xếp mọi thứ gọn gàng. Không cần biết lập trình, bạn vẫn có thể dùng được!
Tại sao bạn nên quan tâm?
Dù bạn bán quần áo, trà sữa, hay đồ ăn, hệ thống này giúp bạn:
- Làm ít, được nhiều: Tự động hóa giúp bạn tập trung vào bán hàng, chăm khách, thay vì lo giấy tờ.
- Khách vui, bạn nhàn: Thông báo nhanh, đúng giúp khách hàng được xử lý sớm, tăng uy tín cho shop.
- Dễ nâng cấp: Muốn thêm tính năng như gửi email cảm ơn, tin nhắn nhắc nhở, follow up với khách hàng? Hệ thống này làm được hết!
Muốn thử không?
Hệ thống này không khó để set up, kể cả khi bạn không rành công nghệ. Team Alpha Bits có thể giúp bạn bắt đầu. Và nếu bạn muốn tự tìm hiểu, hãy ghé khóa học AI Workflow Automation của chúng tôi tại https://alphabits.team/khoa-hoc-ai-workflow-automation.
Chỉ cần một chút công nghệ, team của bạn sẽ “chạy” ngon hơn bao giờ hết!
Team Alpha Bits
Comments ()